Finnair Cargon tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
 

Finnair Cargon yhteystiedot:
Finnair Cargo Oy
Y-tunnus: 0108057-5
Osoite: Tietotie 9, 01530 Vantaa, Finland
 

Ota yhteyttä
cargo.comms@finnair.com

Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä myös Finnair-konsernin tietosuojavastaavaan: privacy@finnair.com tai

Finnair Tietosuojavastaava, PL 15,
01053 FINNAIR.

Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä osoitteeseen cargo.comms@finnair.com. Huomaathan, että saatamme pyytää sinulta lisätietoja henkilöllisyytesi varmentamiseksi.

Saat meiltä vahvistuksen toimista, joihin olemme ryhtyneet pyyntösi takia (esim. vahvistus tietojen poistamisesta). Ilmoitamme myös, jos emme voi toteuttaa pyyntöäsi, ja kerromme päätöksen syyt.

Henkilötietoja koskevien pyyntöjen tekeminen on maksutonta kerran puolessa vuodessa (6 kk). Lisäpyynnöistä saatamme periä kohtuullisen maksun hallinnollisten kustannusten kattamiseksi.

Pidätämme oikeuden hylätä kohtuuttoman usein toistuvat tai laajat tai selkeästi perusteettomat pyynnöt.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojen käsittelystä ja oikeus saada kopio tallentamistamme tiedoista, mikäli meillä ei ole laillista syytä olla jakamatta näitä tietoja kanssasi ja mikäli tietojen antaminen ei loukkaisi vakavasti sinun tai muiden oikeuksia.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus saada oikaistua itseäsi koskevat virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme, tällöin poistamme henkilötietosi ilman aiheetonta viivästystä, ellei meillä ole laillista perustetta jatkaa tietojesi käsittelyä, esimerkiksi pyydettyjen palvelujen toimittamiseksi tai lakisääteisen säilytysvelvoitteen vuoksi.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin. Voit myös lopettaa markkinointiviestien tilauksen ”lopeta tilaus” -linkistä tai muulla suoramarkkinointiviestissä kuvatulla tavalla.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin. Voit myös lopettaa markkinointiviestien tilauksen “lopeta tilaus” -linkistä tai muulla suoramarkkinointiviestissä kuvatulla tavalla.

Oikeus perua antamasi suostumus

Sinulla on oikeus muuttaa mieltäsi ja peruuttaa meille aikaisemmin antamasi suostumus.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä teknisessä tallennusmuodossa ja siirtää tiedot itsenäisesti kolmannelle osapuolelle.

Valituksen tekeminen

Jos koet, ettemme ole käsitelleet henkilötietojasi oikein, voit ottaa yhteyttä maasi tietosuojavalvontaviranomaiseen ja tehdä valituksen.

Miten tietosi suojataan

Finnair Cargo on ryhtynyt asianmukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi ja niiden saatavuuden turvaamiseksi sekä luvattoman käytön estämiseksi. Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu niille, jotka tarvitsevat tietoja ja joilla on järjestelmiin pääsyoikeudet, ja henkilötietojen käsittelytoimia valvotaan. Tietojärjestelmämme on asianmukaisesti suojattu ja niitä valvotaan. Säännölliset päivitykset, testaukset ja arvioinnit auttavat varmistamaan jatkuvan tietoturvallisuuden. Henkilöstöämme koulutetaan jatkuvasti tietosuojalainsäädännön sekä sovellettavien käytäntöjen ja ohjeiden noudattamisessa.

Kansainväliset tietojensiirrot

Henkilötietosi saatetaan siirtää kotimaasi ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ja niitä saatetaan käsitellä siellä. Näiden maiden lait eivät välttämättä tarjoa tietosuoja-asetuksen mukaista suojauksen tasoa henkilötiedoillesi.

Tällaisissa tapauksissa olemme varmistaneet soveltuvan lainsäädännön kansainvälisiä henkilötietojen siirtoja koskevien vaatimusten täyttymisen erilaisilla toimilla, kuten käyttämällä Euroopan komission mallisopimuslausekkeita Euroopan talousalueen ulkopuolelle siirrettävien henkilötietojen suojaamiseen.

Saatamme joutua siirtämään henkilötietojasi muiden maiden viranomaisille, kuten tulliviranomaisille.

Ongelmatilanteet

Pyrimme parhaamme mukaan suojaamaan tietosi. Jos henkilötietosi vaarantava tietoturvaloukkaus kuitenkin pääsisi tapahtumaan, ilmoitamme sinulle asiasta tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Myös oma toimintasi vaikuttaa

Vältä henkilötietojesi jakamista muille. Älä esimerkiksi jaa kirjautumistietojasi tai kuljetuksiisi liittyviä asiakirjojasi muille ihmisille tai sosiaaliseen mediaan. Älä lähetä meille kopioita esimerkiksi henkilöllisyystodistuksesta tai muista henkilötiedoistasi suojaamattomalla sähköpostilla. Käytä sen sijaan ohjeidemme mukaisia sähköisiä lomakkeita tai muita Finnair Cargon tarjoamia suojattuja siirtokanavia.

Yksilöinti- ja yhteystiedot

Keräämme ja käsittelemme tietoa, jotta voimme toimittaa sinulle tilaamasi palvelut. Asiakkaanamme, yrityksen edustajille luodaan henkilökohtainen asiakastili ja rekisteröitymisen yhteydessä keräämme tarvittavat yksilöinti- ja yhteystiedot. Näihin tietoihin kuuluvat yritystiedot, yhteystiedot kuten yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero, faksinumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, käyttäjänimi, sekä tilisi vahvistamiseksi vaadittavat vastaukset turvakysymyksiin.

Vierailijatiedot

Käsittelemme tietoja Helsinki-Vantaan lentokentän Cool -terminaalin vierailijoista, jotka tuovat tai hakevat lähetyksiä. Saapuessasi Finnair Cargo terminaalin alueelle, tallennamme ja käsittelemme ajoneuvojen rekisterinumerotietoja, tuojan tai hakijan yhteystietoja, sekä muuta dokumentaatiota lähetykseen liittyen, mm. rahtikirjoja ja tulliasiakirjoja, riippuen esimerkiksi rahdin turvaluokituksesta.

Palveluihin liittyvät tiedot

Käsittelemme ostotapahtumaan liittyviä varaustietoja pystyäksemme toimittamaan lähetyksesi perille. Näihin tietoihin kuuluvat asiakastiedot, AWB -varausnumero, sopimus- ja hintatiedot, reitti- ja lentotiedot, lähetyksen sisältö, kolliluku, koko ja mitat.

Viestinnän tiedot

Voimme tallentaa ja käsitellä sinun meille lähettämiäsi viestejä. Näitä voivat olla nauhoitteet asiakaspalvelunumeroihimme soittamistasi puheluista, chat -historia, sähköpostit, tekstiviestit ja sosiaalisen median viestit (näitä viestejä voi koskea Finnairin yhteisrekisterinpitäjyys sosiaalisen median palveluntarjoajan kanssa). Käsittelemme myös erityispalvelujen tarjoamiseen tarvittavaa tietoa. Tällaisia voi olla esimerkiksi tapahtumat tai arvonnat. Käsittelemme myös suoramarkkinointia koskevat mahdolliset suostumuksesi ja kieltosi.

Sopimuksen perusteella

Pääsiallinen tavoitteemme on toimittaa rahti määränpäähänsä asiakkaan toivomusten mukaisesti. Siksi meidän on käsiteltävä yksilöinti- ja varaustietoja, jotta voimme pitää asianomaiset henkilöt ajan tasalla lähetyksiin liittyvistä asioista ja mahdollisista muutoksista.

Käytämme henkilötietoja tarpeen mukaan vastataksemme asiakkaan kysymyksiin, palautteen keräämiseen, sekä valitusten, korvausvaatimusten ja hyvitysten käsittelemiseen.

Voimme tallentaa tai päivittää tietoja asiakkuuteen liittyvissä palvelutapahtumissa. Tietoja voidaan käyttää myös asiakkaan tunnistamiseen hänen ollessa meihin yhteydessä.

Lakisääteisten velvollisuuksiemme perusteella

Käsittelemme henkilötietoja myös, kun meillä jokin lakisääteinen velvoite käsittelylle. Tietyissä tilanteissa olemme lain mukaan velvoitettuja luovuttamaan tietoja viranomaisille (esimerkiksi tullille, poliisille tai veroviranomaisille). Voimme luovuttaa tietoja viranomaisille rikosten ja petosten estämiseksi sekä epäeettisiin rahteihin (esim. villieläimet tai metsästysmuistot) liittyen. Pidämme kirjaa ja raportoimme turvallisuusasioissa vastaaville viranomaisille mm. vaarallisten aineiden kuljetuksiin liittyvissä tapauksissa.

Kirjanpidosta säädetyt lait velvoittavat meidät pitämään kirjaa liiketoiminnastamme sekä säilyttämään kirjanpidollista materiaalia laissa määritellyn ajan.

Oikeutetun edun perusteella

Viestintään ja suhdetoimintaan

Voimme käsitellä henkilötietojasi lähettääksemme sinulle asiakasviestintää, joka tiedotusluontoisesti liittyy asiakkaan ostamiin palveluihin. Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella myös liikekumppanuuksien ylläpitämiseksi sekä viestiäksemme asiakkaillemme esimerkiksi toiminnastamme ja järjestämistämme tapahtumista. Lähetämme suoramarkkinointiviestejä yritysasiakkaillemme sähköisistä palveluista annetun lain perusteella. Suoramarkkinointiviestit voi halutessaan peruuttaa viesteissä olevan linkin kautta.

Voimme pyytää sinua myös osallistumaan vapaaehtoisesti palvelujemme kehittämiseen. Jos olet osallistunut kyselyyn, tulokset analysoidaan, ja niitä voidaan myös yhdistää muihin tietokantamme tietoihin, kuten varaustietoihin, asiakaskokemuksen kehittämiseksi. Voimme olla yhteydessä asiakkaisiimme kyselyn jälkeen lisätietojen pyytämiseksi. Voimme myös ottaa yhteyttä valikoituun asiakasryhmään testataksemme uusia tuotteita ja palveluita.

Digitaalisissa rajapinnoissa

Henkilötietoja, kuten käyttäjätunnuksia and verkkopalvelun käyttötietoja käsitellään digitaalisten palveluiden tarjoamiseksi, käyttäjän tunnistamiseksi eri digitaalisissa palveluissa sekä käytön raportointia varten. Käytämme evästeitä digitaalisten palvelujemme välttämättömien toiminnallisuuksien varmistamiseksi. Lisätietoja siitä, miten käytämme evästeitä, saat evästekäytänteestämme.

Taustaprosesseihin

Voimme käsitellä henkilötietojasi osana yritystoimintamme vaatimia taustaprosesseja. Meidän on varmistettava, että lähetysten toimittaminen tapahtuu lakien ja toimialan käytäntöjen mukaisesti.

Näihin prosesseihin kuuluvat myös petosten ja vilpillisten toimien, kuten luottokorttivarkauksien sekä väärien varausten ja vilpillisten korvausvaatimusten valvonta sekä maksujen ja verojen tarkastaminen.

Liiketoimintamme suorituskyvyn mittaamiseksi meidän on analysoitava liikennevirtoja, kaupallista ja operatiivista suorituskykyämme sekä näihin liittyvää asiakaskäyttäytymistä. Käsittelemme asiakaskäyttäytymiseen liittyviä tietoja prosessiemme ja asiakaskokemuksen parantamiseksi.

Suostumuksesi perusteella

Sähköiseen suoramarkkinointiin

Myös muilla kuin asiakkaillamme on mahdollisuus tilata Finnair Cargon uutiskirje tai muu suoramarkkinointijulkaisu, jolloin tämä viestintä perustuu suostumukseen. Suoramarkkinointisuostumuksen antaneet voivat halutessaan perua suoramarkkinointisuostumuksensa ja poistua postituslistoilta.

Digitaalisissa rajapinnoissa

Käytämme evästeitä digitaalisissa palveluissamme analysointi-, personointi- ja markkinointitarkoituksiin. Lisätietoja siitä, miten käytämme evästeitä, saat  evästekäytänteestämme.

Säilytysaika

Säilytämme henkilötietosi niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty, elleivät lakisääteiset syyt edellytä tietojen säilyttämistä kauemmin. Palvelusopimuksessa oleva asiakastieto sekä varaukseen liitetty asiakastieto säilytetään 6 vuotta, mikä perustuu ajanjaksoon, jonka aikana korvausvaatimus on mahdollinen.

Tietolähteet

Keräämme henkilötietoja suoraan asiakkailta tai myyntiagenttien kautta. Tallennamme tietoa, kun teet varauksen rahdillesi valitsemastasi ostokanavasta, lähetät meille kyselyn, osallistut Finnair Cargon tapahtumaan tai koulutukseen tai vierailet terminaalissamme. Saamme joitakin tietoja myös viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta. Saamme tietoja myös toisilta kuljetuspalveluyrityksiltä, kuten lentoyhtiöiltä, jotka osallistuvat rahtisi kuljetukseen.

Tietojen jakaminen

Voimme jakaa tietosi Finnair-konserniin kuuluvien yritysten sekä kolmansien osapuolten kanssa seuraavia tarkoituksia varten:

Rahdin kuljettamista tai muita palveluprosesseja varten

Jaamme henkilötietoja mm. muille lentoyhtiöille, lentokenttien eri toimijoille ja muille palveluntuottajille, jotka ovat suoraan mukana rahdin kuljetusprosessissa. Jaamme tietoja palveluntarjoajille, jotka auttavat rahtisi tai varaustesi käsittelyssä, tekemissäsi ostoissa sekä tausta- tai tukiprosesseissa. Jos olet varannut lähetyksesi myyntiedustajan kautta, jaamme tarvittavat henkilötietosi heidän kanssaan.

Lakeihin ja turvallisuuteen perustuvista syistä sekä petosten estämiseksi

Jaamme henkilötietoja paikallisten viranomaisten kanssa tulliselvitystä varten tai muista samankaltaisista pakottavista syistä. Voimme jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen rikosten tai petosten paljastamisen ja estämisen tai turvallisuuden kannalta tai muiden lakisääteisten velvoitteiden perusteella.